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公務員禮儀修養之語言禮儀規範3

(三)語言要求

  公文的語言雖然只是一個形式的問題,但卻能影響公文的內容,對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤,都有可能影響對公文的理解和執行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言,要做到準確、樸實、簡明。

  1.準確。公文的語言要求準確,是指公文的用字用詞要恰當,語句段落要通順,數字標點要規範。例如,根據新頒佈的《國家行政機關公文處理辦法》,公文中的數字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒佈的《關於出版物上數字用法的試行規定》的要求。只有準確用語,才能如實反映客觀事物,如實傳達發文意圖,使公文得以更好地理解和執行。

  2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點,因此公文的語言應當力求質樸無華,少用描寫和抒情的手法。要直話直說,不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。

  3.簡要。公文語言的簡要,是快速高效地傳遞資訊的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭,而且不利於主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要,就須開門見山,儘快道出主題,緊扣主題,摒棄套話,並學會熟練使用一套常用的事務性辭彙,簡要對事物進行表達。

  二、公文的行文

  行文即公文的運轉,行文關係則是指公文運轉過程中發文機關與收文機關之間的關係,也即各級機關之間公文的授受關係。

  (一)行文分類

  按照公文在各級機關之間的運行方向,可將行文分為三類:上行文、平行文和下行文。相應地,行文關係也可分為上行文關係、平行文關係和下行文關係三種。

  1.上行文。上行文即下級機關向上級機關呈遞的公文,一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。由於下級機關要對自己的直接上級機關負責,因此逐級行文最為普遍。只有在特殊情況下才可採用多級行文和越級行文的方式。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。

  2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關係和業務指導關係,同級或不屬同一系統的機關部門之間的行文。平行文多採用公函檔。

  3.下行文。下行文即上級機關對所屬下級機關制發的檔,一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多,有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復、會議記要等9種。
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